(Xây dựng) – Công ty ông Dương Tiến Lâm (Đà Nẵng) đã có phần mềm quản lý nội bộ để lập giấy tạm ứng điện tử. Theo đó, việc tạm ứng của nhân viên đều được lập và phê duyệt trên phần mềm. Ông Lâm hỏi, giấy đề nghị tạm ứng có bắt buộc phải in ra để ký và lưu trữ trong hồ sơ kế toán hay không?

co bat buoc in chung tu dien tu de luu tru
Ảnh minh họa (Nguồn: Internet).

Theo ý kiến của ông Lâm, Chính phủ đang dần chuyển đổi thành Chính phủ điện tử nhằm giảm bớt các thủ tục, giấy tờ. Phía doanh nghiệp như công ty ông cũng nỗ lực ứng dụng công nghệ trong quản lý để theo kịp xu hướng phát triển. Trong đó, việc quản lý bằng phần mềm, giảm việc in ấn, lưu trữ bằng giấy là rất cấp thiết, đặc biệt là các chứng từ kế toán.

Do vậy, ông Lâm đề nghị cơ quan chức năng sớm có quy định rõ về việc khuyến khích áp dụng phần mềm, công nghệ trong kế toán; quy định rõ các chứng từ nào cần phải in, hoặc không cần in; quy định về việc lưu trữ dữ liệu để doanh nghiệp thực hiện đúng và thuận tiện.

Về vấn đề này, Cục Thuế thành phố Đà Nẵng có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 3, Điều 3, Luật Kế toán số 88/2015/QH13: “3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Căn cứ Điều 17, Luật Kế toán quy định về chứng từ điện tử; Khoản 6, Điều 18 quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán; Khoản 4, Điều 19 quy định ký chứng từ kế toán.

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Về nguyên tắc, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 có hiệu lực kể từ ngày 1/1/2017 đã quy định cụ thể các nội dung về chứng từ điện tử, ký, lập và lưu trữ chứng từ điện tử tại các Điều nêu trên.

Theo đó, trường hợp công ty của ông sử dụng phần mềm quản lý nội bộ để lập giấy tạm ứng điện tử (chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử) thì phải bảo đảm theo quy định tại Khoản 1, Điều 17 và Khoản 2, Điều 18 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và phải có chữ ký điện tử theo quy định về Luật Giao dịch điện tử.

Trường hợp công ty thực hiện lưu trữ giấy tạm ứng điện tử trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.